Se stai cercando di migliorare le prestazioni del tuo sito web e hai iniziato a fare un po 'di ricerche iniziali, probabilmente ti sei imbattuto in alcune domande. Uno di questi è probabilmente "che cos'è l'automazione dei moduli e ne ho bisogno per la mia attività?" Nella sua configurazione più semplice, l'automazione dei moduli prende le informazioni che hai compilato una volta su un pezzo di carta e le compila elettronicamente. Nelle sue versioni più avanzate, l'automazione dei moduli utilizza le informazioni raccolte per ulteriori altri obiettivi aziendali.
Ecco un esempio di come l'automazione dei moduli potrebbe aiutare un'azienda che cerca di crescere.
Supponiamo che tu sia un agente assicurativo:
- Un cliente chiama il tuo ufficio chiedendoti un preventivo.
- Si invia tramite posta elettronica o si inviano moduli tramite posta ordinaria. Il client le stampa, inserisce le informazioni e le scansiona nel computer per inviarle tramite posta elettronica, le invia tramite fax o le restituisce tramite posta ordinaria. Eventuali allegati vengono aggiunti all'e-mail, inviati via fax o inviati con i moduli tramite posta ordinaria.
- Il tuo ufficio riceve le informazioni, inserisce i numeri nel tuo sistema di preventivi e alla fine riceve un preventivo al cliente.
L'inefficienza sembra evidente, giusto? Questi tre passaggi potrebbero invece essere semplificati per:
- Il tuo cliente chiama e tu gli dai un link e una password a un modulo web. Meglio ancora, il cliente trova il tuo sito web e fa clic su "richiedi un preventivo", che lo collega direttamente al modulo.
- Il cliente compila il modulo, comprese le firme elettroniche, e allega i file pertinenti e le immagini digitali.
- Vieni avvisato elettronicamente del nuovo cliente e ora hai tutte le informazioni necessarie per fornire automaticamente un preventivo rapidamente.
Invece di impiegare giorni per ottenere un preventivo, il tuo cliente ne ha uno in poche ore.
Questo semplice scenario spiega le basi dell'automazione dei moduli, ma c'è molto di più oltre ai moduli online. Continua a leggere per scoprire cos'altro automazione dei moduli può offrire.
Approcci all'automazione dei moduli
Prima di approfondire tutti i dettagli succosi, considera che l'automazione dei moduli può assumere due approcci.
- Approccio di principio si riferisce ai tipi di moduli: domande, contratti, sondaggi, fissazione di appuntamenti e molto altro.
- Approccio pratico si riferisce agli strumenti software che automatizzano i moduli.
Per sfruttare appieno l'automazione dei moduli, dovrai utilizzare entrambi gli approcci. La creazione di moduli e la raccolta di dati è un ottimo inizio, ma integrarli con il resto del piano operativo è la chiave per creare una strategia davvero a tutto tondo.
L'automazione dei moduli è solo un modo per incorporare l'automazione del marketing e il CRM (gestione delle relazioni con i clienti) automazione nella tua strategia aziendale, ma è fondamentale. L'automazione dei moduli consente di raccogliere tutti i dati necessari per un sistema di automazione globale di successo.
Vantaggi dell'automazione dei moduli
I motivi per cui potresti voler automatizzare i moduli potrebbero sembrare semplici sulla base degli esempi sopra, ma descriviamoli per ogni evenienza:
- Eliminate sprechi e inefficienze. I dipendenti possono concentrarsi su attività più importanti quando non devono occuparsi di rielaborazioni, attesa della posta e domande ripetute che emergono dalle informazioni fornite dal cliente su carta.
- I moduli online possono essere modificati spesso e rapidamente. I moduli cartacei devono essere aggiornati e stampati, il che richiede tempo. Puoi modificare i moduli elettronici ogni giorno a seconda delle informazioni di cui hai bisogno.
- Puoi personalizzare i moduli e aggiungere domande intelligenti in base alle risposte precedenti.
- I moduli possono essere completati e condivisi immediatamente in tutto l'ufficio, il che semplifica il flusso di lavoro. Puoi collegare i moduli al tuo CRM.
- I campi sono ricercabili: trova tutti i clienti a Denver, ad esempio. Oppure filtra i clienti per compleanno per inviare loro un saluto.
- I dati raccolti possono essere trasformati in rapporti che ti aiutano ad analizzare la tua base di clienti e sviluppare strategie di marketing.
Come iniziare con l'automazione dei moduli
Se sei una società più recente, potrebbe avere senso incorporare immediatamente l'automazione dei moduli, iniziando con le basi come l'impostazione dell'appuntamento o moduli di iscrizione.
I clienti che visitano il tuo sito web possono fare clic su un pulsante che fa apparire il tuo modulo. Una volta compilato e premuto invia, diventano immediatamente parte del tuo sistema.
Le notifiche avvisano i dipendenti che si occupano di quell'aspetto delle relazioni con i clienti. Da lì, puoi pianificare, aggiungere clienti alle mailing list e avvisarli delle vendite.
Se la tua azienda sta passando da un sistema cartaceo, avvia definitivamente l'automazione dei moduli per i nuovi clienti e redige un piano concreto per trasferire i tuoi vecchi file nel sistema. Scanner e software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) possono aiutarti a lavorare sistematicamente su quei vecchi file.
La scansione delle copie in un luogo digitale fornisce un sistema di backup nel caso in cui i file originali siano danneggiati (carta e inchiostro non durano comunque per sempre). La tecnologia OCR è abbastanza precisa e disponibile anche per l'uso domestico. Avere file digitali e la capacità di estrarre informazioni da essi crea opzioni.
Che cos'è il software di automazione dei moduli
C'è una grande differenza tra avere semplicemente un modulo disponibile online e averne uno capace di automazione. La vera bellezza dell'automazione dei moduli sta nel modo in cui puoi utilizzare le informazioni a tuo vantaggio.
Un imprenditore può creare un modulo in Microsoft Excel e chiedere ai propri clienti di compilarlo, ad esempio. Possono quindi fare riferimento ai loro moduli la prossima volta che parlano con loro, quindi tecnicamente il loro modulo è automatizzato.
Ma per sfruttare al meglio questa tecnologia, si desidera estrarre informazioni da questi moduli e utilizzarle per espandere la propria attività e fornire un'assistenza clienti esemplare.
Questi dati possono aiutarti a comunicare meglio con i clienti, individuare tendenze, cross-sell e anticipare le esigenze della tua azienda.
Cosa cercare nel software di automazione dei moduli
Il tuo tipo di attività e i tuoi obiettivi determinano ciò che vuoi cercare software di automazione dei moduli. Considera quanto segue:
Forme personalizzabili
Le forme intelligenti, come accennato in precedenza, sono estremamente versatili. Incorporano domande che si basano su risposte precedenti. Le risposte sì o no generano domande specifiche e indirizzano i clienti di conseguenza.
Essere in grado di modificare i contenuti rapidamente e facilmente ti dà la flessibilità di adattarti alla stagione o alla tendenza. La personalizzazione dei moduli per set specifici di dati demografici ti aiuta a raggiungere il tuo mercato di riferimento.
Se il software dispone di una serie di modelli, non sarà necessario ricominciare da capo. Scegli e scegli le informazioni di cui hai bisogno e le domande che vuoi porre.
Sposta le domande finché l'ordine non ha senso e riformulale come meglio credi. La flessibilità è fondamentale qui.
Il nostro esempio di assicurazione sopra ha beneficiato della possibilità di allegare immagini. È possibile allegare anche audio e video.
Condivisione sicura
Il software di automazione dei moduli deve offrire ai clienti la massima tranquillità proteggendo le loro informazioni dagli hacker. È fondamentale che il software trasferisca informazioni sensibili in modo sicuro su Internet.
Cloud Storage
L'archiviazione nel cloud elimina un ufficio pieno di schedari imbottiti. Assicurati che fornisca un accesso facile e veloce e un backup sicuro in caso di guasto.
I sistemi cloud possono offrire la possibilità di lavorare offline e caricare le informazioni sul cloud quando sei pronto. Determina se puoi almeno accedere ai tuoi dati offline.
Firme elettroniche
Se crei contratti con persone in tutto il paese, una funzionalità di firma elettronica è un must. È un importante risparmio di tempo.
integrazione
Questo aspetto porterà la tua attività al livello successivo. Desideri la possibilità di far funzionare i dati del modulo con altre parti della tua attività.
I sistemi di automazione del marketing e CRM utilizzano i dati raccolti per comunicare con i clienti in vari modi punti trigger. I moduli sono un ottimo modo per conoscere meglio i tuoi clienti.
Utilizza i dati per inviare newsletter o moduli, attivare la forza vendita per il follow-up, vedere a cosa sono interessati i tuoi clienti e altro ancora. Pensa attentamente alle domande che poni ai tuoi clienti perché le loro risposte possono fornire informazioni preziose.
Pronto per incorporare l'automazione dei moduli?
Ora che hai il riepilogo sull'automazione dei moduli, sei pronto per esplorare modi specifici in cui può avvantaggiare la tua azienda.
La soluzione perfetta per la tua azienda va ben oltre il salvataggio di alberi. Elimina le attività della sedia girevole e ti fa risparmiare tempo e denaro. I clienti si aspettano un modo semplice ed efficiente per interagire.
L'automazione dei moduli è un mezzo per raggiungere questo obiettivo. I moduli costruiranno la tua base di clienti, si collegheranno ai tuoi sistemi di automazione di marketing e CRM e ti offriranno infinite possibilità creative per fornire il miglior servizio ai tuoi clienti.
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