Guida definitiva al Sistema di gestione della conoscenza

Techopedia definisce un sistema di gestione della conoscenza come:

“Un sistema per l'applicazione e l'utilizzo dei principi di gestione della conoscenza. Questi includono obiettivi basati sui dati relativi alla produttività aziendale, un modello di business competitivo, analisi di business intelligence e altro ancora. ”

Perché usare un sistema di gestione della conoscenza?

Aziende di alto profilo come la Banca mondiale, Dow Jones, Ford e Pratt & Whitney utilizzano tutte un sistema di gestione della conoscenza, ma perché dovresti introdurne uno nella tua organizzazione?

Ci sono molti vantaggi nell'uso di un KMS. Questi includono:

• Migliore collaborazione
• Migliore formazione e soddisfazione dei clienti
• Produttività migliorata
• Processo decisionale più rapido
• Standardizzazione

Come sapete, tutti questi fattori possono contribuire ai profitti della vostra azienda e rendere la vostra azienda complessivamente più organizzata e produttiva.

Diversi tipi di sistemi di gestione della conoscenza

Anche se non te ne rendi conto, probabilmente hai già familiarità con un KMS. Ad esempio, se lavori in un'organizzazione di grandi dimensioni potresti utilizzare un sistema Intranet. Altri tipi di KMS includono:

• Contenuto di marketing
• business intelligence
• Sistemi di groupware
• Strutture per la condivisione di progetti

Le funzionalità di un KMS variano da marchio a marchio, ma ci sono alcune funzionalità di base che dovresti cercare:

• Facilità d'uso ─ un KMS intuitivo e ordinato consentirà una facile navigazione
• Flessibilità e adattabilità ─ man mano che la tua azienda cresce, le strategie cambiano e il nuovo personale entra a far parte, vorrai un sistema che sia adattabile e flessibile
• Personalizzazione ─ assicurare che il sistema sia personalizzabile per soddisfare le diverse esigenze e preferenze del personale

Alcune caratteristiche comuni più specifiche di un sistema di gestione della conoscenza includono:

• Un repository centrale per l'archiviazione di documenti e cartelle
• Protezione e recupero dei dati
• Gestione dei documenti, importazione e modifica HTML
• Opzioni di crittografia
• Dai la priorità alle richieste
• Crea una base di ricerca per informazioni di facile accesso
• Abbonamenti
• Blocchi di conoscenza
• Analisi
• Ricerca personalizzata
• Funzione di ricerca
• sezione FAQ

L'elenco sopra riportato non è esaustivo in quanto le funzionalità variano in base al tipo di KMS. Qualunque sia il tipo di sistema KMS scelto, assicurati che sia coerente con la tua strategia e le esigenze dell'azienda.

Conclusione

Trovare risposte e controllare i dati sono attività che richiedono tempo e che possono essere costose in termini di produttività ed efficienza.

Tuttavia, un buon sistema di gestione della conoscenza offre risposte a questo problema fornendo una posizione centrale per dare priorità alle richieste, accedere alle informazioni e trovare le risposte.

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